Fallakte · Automatisierte Rechnungsstellung
ForgeLink Engineering
Ein Schweizer Bauingenieurbüro. Von Stundenzetteln zu Rechnungen, ausgelöst durch eine einzelne Nachricht in Microsoft Teams.
I · Vorher
Jede Rechnung wurde zweimal getippt
Projektdaten und Stundenzettel lagen in verschiedenen Systemen. Wer eine Rechnung schrieb, sammelte sie von Hand ein, prüfte die Stunden und formatierte das Ergebnis in eine Vorlage. Jede Woche neu.
Der Weg war nicht kompliziert, nur lang: Informationen aus einem System herauskopieren, im nächsten wieder eintragen, Stunden gegenlesen, Zahlen zusammenrechnen. Fehler entstanden nicht aus Unachtsamkeit, sondern daraus, dass dieselbe Angabe an drei Stellen stand.
Gewünscht war etwas Einfaches: Projekt und Zeitraum nennen, alles Weitere passiert.
Taner Yildirim, Geschäftsführer
Die Rechnungserstellung war ein qualvoller manueller Prozess.
Jetzt genügt eine Nachricht in Teams.
II · Gebaut
Fünf Schritte, einer davon von Hand
n8n hält die Kette zusammen. Der einzige menschliche Schritt ist der erste.
- Nachricht in TeamsProjekt und Zeitraum, sonst nichts
- Stundenzettel holenZep API
- Projektdaten holenSharePoint
- Rechnung erzeugenn8n
- VersandE-Mail oder Teams
Der Auslöser ist eine gewöhnliche Nachricht in einem festgelegten Teams-Kanal. Kein Formular, keine neue Oberfläche, kein zusätzliches Werkzeug, das jemand öffnen und lernen müsste.
Die Daten holt der Ablauf selbst: die Stundenzettel über die Zep-API, die Projektunterlagen aus SharePoint. Beides lag vorher schon dort, es hat nur niemand automatisch gelesen.
Die Rechnung entsteht aus diesen Angaben in der gewohnten Form und geht per E-Mail oder Teams hinaus. In den Werkzeugen, die das Team ohnehin täglich benutzt.
III · Seither
Was sich geändert hat
Eine Nachricht statt eines Vormittags
1 Schritt
bleibt beim Menschen: Projekt und Zeitraum nennen. Die Buchhaltung erstellt die Rechnung sofort, das Ingenieurteam bleibt bei seiner Arbeit.
Die Rechnungserstellung war ein qualvoller manueller Prozess. Jetzt genügt eine Nachricht in Teams. Das Team liebt es und unsere Buchhaltung ist endlich pünktlich.
Derselbe Aufbau ist für Rechnungsprüfung, Angebote und Stammdaten möglich. Was ein automatisierter Prozess kostet